ACTIVIDADES: Hoja de Cálculo con Microsoft Office Excel.

ELEMENTOS BÁSICOS DE EXCEL

Revise el CD de Microsoft, dé clic en cursos, lea la presentación y dé clic en iniciar; a continuación aparecerá el listado de cursos de autoaprendizaje; promueva la lectura detallada del curso “Introducción a Hojas de Cálculo”.

Identificación de la ventana de Excel. Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 2. Para ver la información completa.

Ingrese al programa Excel. Identifique los nombres y la función de los elementos de la ventana de Excel. Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 3.

a) Barra de título

b) Barra de menú

c) Barra de fórmulas

d) Barra de herramientas

e) Hoja de cálculo activa

f) Barra de estado

g) Barra de etiquetas

h) Barra de desplazamiento

Explore cada uno de los siguientes menús:

 Archivo

 Edición

 Ver

 Insertar

 Formato

 Herramientas

 Datos

 Ventana

 Identificar botones (minimizar, restaurar y cerrar)

Identifique la barra de herramientas de Excel. Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 3.

Creación de un libro de trabajo

Al iniciar Excel, automáticamente se crea un libro de trabajo que está compuesto por varias hojas de trabajo. A cada hoja se le denominará área de trabajo. La hoja de cálculo se divide en una cuadrícula formada por filas y columnas.

Las columnas son verticales y se identifican con letras en la parte superior; son los encabezados de columna (A, B, C…etc.), por otra parte las filas son horizontales y se identifican con números en la parte izquierda de la hoja; se denominan Encabezados de fila (1, 2, 3, etc.). Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 3.

Cuando se comienza a escribir en una celda, se le llama celda activa, es decir, la celda en que se encuentra actualmente el cursor.

TRABAJAR CON CELDAS

Introducir datos de texto en celdas

Las celdas de una hoja de cálculo es en donde se escribe la información. Excel identifica el tipo de dato que se está introduciendo, con el primer carácter que se incluye, el cual puede ser un texto o un número. Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 4.

Identifique el cursor que tiene forma de cruz, y con éste se puede señalar la celda en donde se quiere escribir. Cuando se posicionan sobre la celda seleccionada (Ejemplo A1), pueden observar que los bordes se hacen más gruesos y en esa celda es posible comenzar a escribir.

Introducir datos numéricos en celdas

Observe que cuando se introducen en la celda signos numéricos, éstos se alinean automáticamente a la derecha de la celda, y en ocasiones, cuando rebasa el número al tamaño de la celda, aparecen en la misma los signos ######, lo que significa que hay que hacer más ancha la columna para mostrar el número. Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 5.

Al introducir información numérica, ésta aparece en la barra de fórmulas ubicada en la parte superior de la pantalla; en ella se pueden modificar datos, corregir errores o añadir más información a la celda. Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 7.

Operaciones básicas en Excel

Para hacer operaciones en Excel hay que identificar las filas y las columnas de donde se tomarán los datos; también es importante identificar los diferentes operadores para realizar cálculos matemáticos básicos. Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 8.

El contenido escrito se puede desbordar de la celda y esto sucede porque el ancho de la columna no es lo suficientemente grande para mostrar el contenido de la celda; por ello puede cambiar el ancho de la columna para ver todo el contenido de la celda. Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 6.

ACTIVIDAD SUGERIDA:

En una hoja de Excel, coloque como título: “Inventario de almacén por día”; en cada uno de los renglones agregue los siguientes rubros: Cuadernos, Gomas, Lápices, Carpetas, y Paquetes de Hojas Blancas. En las columnas, deberán aparecer los días de la semana y las cantidades para cada una de ellas, de acuerdo a la siguiente información:

Cuadernos:

Lunes 1, Martes 4, Miércoles 8, Jueves 7, Viernes 0

Gomas:

Lunes 6, Martes 0, Miércoles 2, Jueves 9, Viernes 8

Lápices:

Lunes 25, Martes 5, Miércoles 3, Jueves 1, Viernes 0

Carpetas:

Lunes 1, Martes 2, Miércoles 8, Jueves 9, Viernes 10

Paquetes de Hojas Blancas:

Lunes 3, Martes 4, Miércoles 5, Jueves 6, Viernes 7

Guardar en Excel. Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 4.

Verifique en su pantalla los siguientes pasos:

• Oprimir en la barra de herramientas el botón Guardar o abrir el menú Archivo y seleccionar la opción Guardar.

La primera vez que guarde el Libro de trabajo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como, con la lista de los archivos que contiene el directorio del folder actual.

• En el cuadro Guardar en, seleccionar la ubicación en donde desea almacenar el archivo. Pida que abran la carpeta que está en el escritorio con su nombre y dentro de ella tienen la carpeta que crearon con el nombre Excel.

• El cuadro Nombre de archivo muestra el nombre temporal (Libro 1, Libro 2…). Escribir sobre éste el nombre (Practica en Excel) para guardar permanentemente el Libro de trabajo.

Buscar y abrir libros de trabajo

Para ver el documento guardado anteriormente, y poder editarlo o imprimirlo, es necesario tener acceso al documento, abrir el archivo y visualizar su contenido; a esta operación se le llama Abrir un archivo. Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 5.

Introduzca los datos del ejemplo proporcionado en el Anexo III.

• Ingrese nuevos datos colocando el cursor en donde quiera modificar la información.

• Para agregar nueva información sin borrar la que ya contiene, sólo presione la tecla F2, o bien, el cursor se puede colocar sobre la barra de fórmulas.

OPERACIONES BÁSICAS CON EL USO DE EXCEL

Operaciones con fórmula

Una fórmula es una ecuación que realiza cálculos en una celda. Para introducir una fórmula, primero hay que escribir el signo de igual (=) dentro de la celda en donde se quiera el resultado, esto le indica a Excel que los números o símbolos que siguen son una fórmula y no texto. Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 9.

ACTIVIDAD SUGERIDA:

Obtenga el total semanal de cada uno de los materiales que tiene registrado.

Realice el siguiente procedimiento:

Escriba los datos numéricos en las celdas correspondientes.

• Seleccionar una celda y escribir el primer valor a sumar.

• Repetir el paso anterior escribiendo el segundo valor a sumar.

• Seleccionar la celda en donde quiere escribir la fórmula, es decir, en donde quiere que aparezca el resultado de la operación básica.

• Introducir el signo de igual (=), enseguida escribir la fórmula, haciendo referencia a las celdas que contienen los valores, con las coordenadas correspondientes para hacer la operación básica (direcciones de celdas).

• Oprimir la tecla Enter, para introducirla en la celda y obtener el resultado.

• Poner la etiqueta de Total a la columna en donde se muestran los resultados.

SUGERENCIA: También pueden hacer sumas con la función del icono Autosuma; esta función se ocupa para valores que se encuentran en la misma columna y diferentes renglones, o en el mismo renglón y diferentes columnas. Si los valores no se encuentran en columna, entonces podrá hacer la suma proporcionando dentro de la fórmula las columnas que desea sumar, sin importar si las celdas están en la misma columna o en diferentes columnas y/o renglones. Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 10.

Operaciones señalando celdas con el ratón

Otro método es escribir la dirección de la celda, utilizando el puntero del ratón para señalar las celdas que contienen los valores, es decir, aparecerán automáticamente en la fórmula las direcciones de las celdas que señaló con el ratón. Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 11.

Obtener promedios en Excel. Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 12.

Trabaje en la Hoja 2, en referencia a que en su libro de trabajo, en la parte inferior izquierda, vienen pestañas con la palabra Hoja, seguida de un número; realice una tabla que contenga como encabezado materias y en otra celda, en la misma fila, calificaciones; llene los campos correspondientes.

El procedimiento para obtener un promedio, siguiendo estos pasos:

En la columna (B:2) Nombre la columna Materias y en (C:2) Calificaciones.

• Coloque debajo de la columna de Materias y Calificaciones los datos correspondientes, y debajo de la última materia escriba PROMEDIO.

• Activar la celda en donde se quiere obtener el resultado y oprimir en la barra de herramientas el botón de Autosuma ∑.

• Seleccionar con el puntero del ratón el rango de celdas que contiene las calificaciones de cada materia.

• Oprimir la tecla Enter, para introducir la fórmula.

• Activar la celda en donde se quiere el resultado y dar un clic en el texto que está en la barra de fórmulas.

• Escribir al final de la fórmula el signo de división / y el número de materias ingresadas, para que el total de la suma se divida entre el número de materias. La fórmula queda =SUMA (coordenadas)/materias totales.

• Oprimir la tecla Enter.

Ordenar una lista

Excel tiene dos botones en la barra de herramientas (dentro del menú), que permiten organizar las filas de una lista de datos, basándose en los valores de la lista. Se pueden ordenar de forma ascendente (del 1 al 9 y de la A a la Z o a la inversa). Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositivas 13.

IMPRIMIR HOJAS DE CÁLCULO

Vista preliminar

Identifique de la barra de herramientas el icono de Vista preliminar, ésta permite visualizar la hoja de cálculo en miniatura antes de imprimirla, es decir, muestra la información página por página, como quedará impreso. Vea Carpeta MÓDULO 3. Diapositiva 14.